Smileys har blivit en vanligt förekommande del av vår digitala kommunikation. De används för att uttrycka känslor och ton, men frågan är om de har en plats i jobbmailen. Ny forskning visar att användningen av smileys kan ha negativa effekter på hur en avsändare uppfattas i professionella sammanhang. Den här artikeln utforskar fenomenet smileys i jobbmailen och ger insikter om när de kan vara lämpliga och när de bör undvikas.
Vad säger forskningen om smileys i jobbmailen
Enligt en studie som genomförts av en forskargrupp från Ben-Gurion och Haifa universiteten i Israel, tillsammans med forskare från universitetet i Amsterdam, kan användningen av smileys i jobbmail leda till negativa effekter på hur en person uppfattas. Forskarna undersökte 549 personer från 29 olika länder och kom fram till att de som använde smileys i professionella e-postmeddelanden uppfattades som mindre kompetenta.
Ella Glikson, en av forskarna bakom studien, säger: ”I formella e-postbrev i affärsvärlden är en smiley inte samma sak som ett leende.” Detta innebär att det finns en risk för att mottagaren uppfattar avsändaren som oprofessionell eller till och med amatörmässig. Att använda smileys på fel ställe kan ge ett intryck av att man inte förmår uttrycka sig klart och tydligt.
Branschspecifika skillnader i användandet av smileys
Det är värt att notera att användningen av smileys i jobbmailen kan variera beroende på vilket yrke eller bransch man befinner sig i. I kreativa branscher, såsom reklam eller design, kan en smiley indikera en avslappnad och informell kommunikation. Här kan det till och med vara en fördel att använda smileys för att visa inställning och känsla.
Å andra sidan, inom mer formella branscher, såsom juridik eller finans, kan smileys anses vara olämpliga och leda till negativa intryck. När man skickar ett svar på en offertförfrågan, till exempel, kan det vara mer professionellt att hålla sig till en neutral och saklig ton utan smileys.
Fördelar och nackdelar med smileys i jobbmailen
Precis som med många andra kommunikationsverktyg, finns det både fördelar och nackdelar med att använda smileys i jobbmailen. En av de främsta fördelarna med att använda smileys är att de kan hjälpa till att förmedla ton och känsla i meddelandet. I en tid där vi ofta kommunicerar genom text kan det ibland vara svårt att fånga avsikten bakom orden. Smileys kan hjälpa till att mjuka upp ett meddelande och ge det en mer personlig touch.
Å andra sidan, som nämnt ovan, kan de också få negativ effekt på hur man uppfattas, särskilt i mer formella sammanhang. Om en person reagerar med aversion eller osäkerhet på ett mail som innehåller en smiley, kan det skada relationen mellan avsändare och mottagare. Det kan leda till frustration och missförstånd.
Hur tänker man klokt kring användningen av smileys
Som med mycket annat i vår professionella kommunikation handlar det om att tänka efter före. Innan du inkluderar en smiley i ditt jobbmail, överväg mottagaren och situationen. Är det en kollega du ofta har avslappnade samtal med? Då kan en smiley vara helt okej. Men om du kommunicerar med en ny kund eller din chef, är det troligtvis bäst att avstå.
Det är också viktigt att känna till företagets kultur och kommunikationsnormer. Vissa arbetsplatser är mer informella och accepterar en avslappnad stil i kommunikationen, medan andra föredrar en striktare och mer professionell ton. Att anpassa sig till den dominerande kulturen kan hjälpa till att förhindra missförstånd och skapa en bättre kommunikation.
I slutändan är nyckeln att använda sunt förnuft. Genom att vara medveten om kontext och relation kan man fatta informerade beslut om när det är lämpligt att använda smileys i jobbmailen. Tänk på att det alltid är bättre att vara för professionell än för avslappnad, snarare än att riskera att ge fel intryck.